Reporter son tableau de garde dans Ordigard sans le ressaisir

Une fois un planning terminé, après par exemple trois semaines de recueil des desiderata, d'arbitrages sur les nuits que personne ne demande, de relances, d'échanges, tout n'est pas fini. La dernière étape de gestion de planning, et probablement la plus fastidieuse et répétitive parce qu'elle n'avait rien d'intéressant : ouvrir l'outil de l'Ordre, et retaper le tableau, créneau par créneau. Pour un quadrimestre de régulation, cela représente plusieurs centaines de cases.

Cette étape ne demande aucune décision, c'est du recopiage, et c'est précisément pour cela qu'elle est dangereuse.

Peut-on importer un tableau de garde dans Ordigard ?

C'est la première question que je me suis posée, et je la vois revenir chez tous les coordonnateurs à qui je parle. La réponse dépend de ce qu'on appelle importer.

Déposer un fichier tout fait, un tableur ou un export de votre outil de planning, n'est pas prévu. Il n'existe pas de bouton d'import, et l'accès par carte CPS rappelle que l'outil est pensé pour le circuit institutionnel, pas pour l'échange de fichiers.

En revanche, un outil tiers peut écrire le tableau à votre place, créneau par créneau, en se connectant avec vos identifiants. C'est cette voie que nous avons prise. Du point de vue de l'outil de l'Ordre, rien d'anormal : le tableau arrive comme s'il avait été saisi, avec les mêmes vérifications mais du nôtre, la corvée disparaît.

La distinction compte, parce qu'elle explique pourquoi la réponse courte est souvent « non, il faut saisir à la main » alors que la réponse utile est « oui, à condition que votre outil de planning sache le faire pour vous ».

Ce que coûte vraiment la ressaisie

Le temps est la partie visible, et ce n'est pas la plus grave, c'est à peu près une soirée par période, puis les ajustements nécessaires en fonction de l'évolution du planning. On s'en accommoderait presque.

Le vrai coût est ailleurs : recopier plusieurs centaines de cases sans se tromper est un exercice où l'attention baisse forcément, et une erreur de recopiage ne ressemble pas à une erreur de planning : elle est invisible. Le tableau que vous avez construit est juste, celui qui fait foi ne l'est plus, et rien ne signale l'écart, hormis quand ordigard nous demande de vérifier le tableau.

Le second coût est celui de la dérive, car un tableau vit après sa transmission. Deux confrères échangent une garde, quelqu'un se désiste, un créneau vacant trouve preneur, chacun de ces mouvements demande de rouvrir l'outil et de corriger. En pratique, on le fait pour les premiers, moins pour les suivants, et l'écart s'installe ce qui fait qu'à la fin de la période, personne ne sait plus si les deux tableaux disent la même chose.

Le troisième coût est le plus insidieux : la ressaisie décourage de rouvrir le planning. Quand chaque modification implique de retaper, on hésite à relancer une phase pour combler deux créneaux vacants, on hésite à valider un échange de dernière minute et l'outil de report finit par contraindre les décisions d'organisation, ce qui est exactement l'inverse de ce qu'on lui demande.

Le problème technique derrière la corvée

Quand j'ai voulu automatiser ce report pour le service de régulation pilote de Planali, je pensais que ce serait une simple recopie de données d'un endroit à un autre. Ce ne l'était pas, pour une raison qui explique aussi pourquoi la ressaisie manuelle est si pénible.

Les deux systèmes ne découpent pas le temps de la même façon. Nous raisonnons en gardes : un médecin prend un bloc, disons de 19h à 23h mais ordigard lui, découpe la même nuit en tranches plus fines, dont le grain change selon le type de jour, et dont les tranches d'après minuit sont datées au jour suivant. Une garde de notre côté peut donc correspondre à quatre ou cinq cases de l'autre, et le passage de minuit décale la date.

C'est là que la ressaisie manuelle devient réellement fatigante : ce n'est pas de la recopie, c'est de la conversion mentale, répétée des centaines de fois, à un moment où l'on est déjà fatigué d'avoir bouclé le planning.

La solution que nous avons retenue consiste à ne jamais raisonner en heures ni en dates, mais en instants absolus. Chaque garde et chaque tranche deviennent un intervalle de début et de fin, donc un médecin est reporté sur toute tranche entièrement contenue dans sa garde. Le passage de minuit et le changement se résolvent alors d'eux-mêmes, sans arithmétique de date fragile. Cela paraît abstrait, mais c'est ce qui permet au report de fonctionner sans que personne n'ait à y penser.

Ce qui change d'un service à l'autre

Un point mérite d'être dit à ceux qui liront ceci en pensant à leur propre organisation : il n'existe pas un découpage unique du temps de garde, et c'est précisément ce qui rend un report automatique délicat à écrire.

En régulation, les gardes sont des blocs longs, et le SAS ajoute ses propres plages qui ne recouvrent pas celles de la permanence des soins. En maison médicale de garde, la structure est ouverte sur des créneaux fixes, souvent plus courts, avec plusieurs médecins présents en même temps sur la même plage. Dans une CPTS ou une MSP, le tableau mêle des effecteurs de plusieurs structures et des règles de participation qui varient d'un praticien à l'autre.

Ces organisations ne se distinguent pas seulement par leurs horaires, le nombre de médecins attendus sur un même créneau change, la manière dont la nuit est découpée change, et le fuseau lui-même change dès qu'un service se trouve outre-mer, ce qui est mon cas.

Un report qui plaquerait la structure d'un service sur celle d'un autre échouerait donc silencieusement, et c'est le pire des échecs : un tableau parti dans l'outil de l'Ordre avec des créneaux manquants ou décalés, sans que personne ne s'en aperçoive. C'est la raison pour laquelle la conversion ne raisonne ni en heures ni en dates, comme je l'expliquais plus haut, et c'est aussi la raison pour laquelle rien ne part sans une vérification humaine.

Simuler avant d'écrire

Un point de méthode compte plus que tout le reste : une synchronisation automatique vers l'outil qui fait foi ne doit jamais partir sans qu'un humain ait vu ce qu'elle va faire.

Dans Planali, le report se déroule donc en deux temps. D'abord une simulation, en lecture seule, qui ne modifie rien et produit un rapport : ce qui sera ajouté, ce qui sera retiré, quels médecins n'ont pas pu être rapprochés, et quelles tranches restent en dessous du nombre de médecins attendu. Ensuite seulement, si le rapport est propre, l'écriture réelle, derrière une confirmation explicite.

Cet ordre n'est pas de la prudence de façade. Le rapprochement des médecins entre deux systèmes est la partie qui peut se tromper silencieusement : un nom composé, une particule, deux confrères homonymes. Un rapprochement erroné inscrirait un médecin à la place d'un autre, et ce serait pire que la double saisie qu'on cherchait à éviter, la simulation existe donc pour que ce cas soit vu avant, pas découvert après.

Une fois le tableau initial poussé, les mouvements ultérieurs suivent le même chemin. Une garde échangée, un créneau vacant enfin pourvu : le report reprend le planning tel qu'il est et met l'outil de l'Ordre à jour, et c'est ce qui règle le problème de dérive dont je parlais plus haut, et surtout ce qui redonne la liberté de rouvrir un planning quand c'est utile.

Ce que cela change dans la conduite d'un service

Ce n'est pas la fonction dont je suis le plus fier, et c'est pourtant celle dont on me parle le plus. Les autres apports d'un outil de planning se discutent : la répartition est-elle plus juste, la saisie des desiderata est-elle plus simple, autant de questions qui appellent une appréciation. La suppression de la double saisie, elle, ne se discute pas car soit vous retapez votre tableau, soit vous ne le retapez plus.

Cependant, le report ne remplace évidemment pas le travail d'organisation. Il faut toujours recueillir les disponibilités de chacun, répartir les gardes équitablement, et traiter les créneaux que personne ne demande, qui restent la vraie difficulté d'un tableau de garde (les trous dans le tableau de garde). Le report intervient à la fin, quand tout est décidé, mais en supprimant la corvée qui décourageait de revenir sur le planning, il change la façon dont on le conduit.

Si votre service utilise Ordigard et que vous retapez encore votre tableau à la main, c'est exactement le problème que Planali a d'abord résolu. Vous pouvez demander une démonstration pour voir le report sur votre propre organisation.